Карьерный рост: от секретаря до личного помощника руководителя
Говорят, что секретарь – это пришитая пуговица. Имея ввиду, что большую часть времени он находится в приемной, ведет документацию, отвечает на звонки… Личный помощник, напротив, постоянно курсирует, сопровождая руководителя во всех его поездках. Помощник, в отличие от секретаря, всегда рядом с шефом – на совещаниях, встречах, переговорах. Он в курсе всех дел. Помощник встречает день вместе с руководителем и заканчивает его последним, закрывая дверь приемной. Чтобы надо обладать определенными качествами характера: высокой работоспособностью, дисциплинированностью, аккуратностью. Для того чтобы стать личным помощником руководителя ко всему этому необходимо добавить еще два качества – пунктуальность и энергичность. Этот синтез помогает руководства максимально точно, а при необходимости и самому принимать решения в пределах компетенции.
Ошибка думать, что помощник – это безмолвный подчиненный, не имеющий собственного мнения. Руководителю, как и любому человеку, иногда нужно с кем-то посоветоваться. Хорошо, если его «правая рука» будет иметь свою точку зрения. Помощник – это записная книжка руководителя. Особенности профессии помощника: ненормированный график, нескончаемый поток информации, масса поручений.
Чтобы не захлебнуться в этом шквале, процесс необходимо контролировать. Ведение дневника – ключ к порядку. Необходимо фиксировать абсолютно все предстоящие встречи, поручения, телефонные звонки. Железное правило автомобилистов: «не уверен – не обгоняй» работает и в офисе. Если информация до конца не ясна, лучше уточнить ее у шефа, чем поспешить выполнить и сделать неверно.
При колоссальной загрузке часть поручений можно делегировать сотрудникам, только не забыть проконтролировать исполнение. Избежать хаоса и неразберихи поможет система выстраивания каталога задач. В основе системы лежит правило приоритетов. Первыми по рангу стоят поручения, касающиеся бизнеса.
На втором месте – личные поручения шефа, на третьем – текущие дела, на четвертом – перспективные планы. Не переступить черту. Кроме технических навыков, которые приходят с опытом, помощник должен быть психологом. Ведь он первым получает и похвалу, и взбучку. Если шеф не в духе, то совет один – максимально скрупулезно выполнять все поручения. В этой ситуации обычная опечатка может стать каплей, которая переполнит чашу терпения босса.
Важно работать на опережение: вместо того, чтобы задавать вопросы, предложить чашку чая, поведать приятную новость, рассказать анекдот, напомнить, что скоро конец рабочей недели. Все это – словесные «поглаживания», понижающие градус кипения начальника. Самое важное не перейти грань, когда отношения становятся панибратскими. Конечно, на притирку характеров уйдет не один день, но когда понимание достигнет уровня «с полуслова», основой взаимоотношений руководителя и помощника должно стать уважение. Тогда можно рассчитывать на долгую и эффективную работу…