Optymalizacja systemu logistycznego firmy

1. 1. Analiza kosztów lub analiza kosztów.
2. 2. Analiza czasu, podczas której są badane:

Ten artykuł podsumowuje serię artykułów na temat logistyki, które zostały opublikowane w czasopiśmie World of Climate w ciągu ostatnich trzech lat. Konsekwentnie przedstawiali teoretyczne podstawy logistyki, rolę jednostek logistycznych w poprawie efektywności przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych, a także szczegółowo omówili niektóre praktyczne aspekty działalności logistycznej.

Nie jest tajemnicą dla nikogo, że wzajemne powiązanie i współzależność teorii i praktyki jest gwarancją skutecznej budowy i sprawnego działania każdego złożonego systemu organizacyjnego i technicznego.

W ten sposób, po przejściu „ścieżki” od teorii do praktyki w ciągu trzech lat i mając pomysł na funkcjonowanie usług logistycznych firmy, jej cele i zadania, kryteria oceny jej skuteczności, wpływ usługi logistycznej na wyniki firmy jako całości, rozważ sposoby optymalizacji swojej pracy.

W jednym z artykułów poświęconych budowie systemu logistycznego firmy opisano teoretyczne podstawy optymalizacji systemu logistycznego i zarządzania procesami logistycznymi. Tutaj będziemy kontynuować ten temat, koncentrując się na praktycznych podejściach do optymalizacji i kontroli.

Z teorii logistyki wiadomo, że system logistyczny jest adaptacyjnym systemem sprzężenia zwrotnego, składającym się z reguły z kilku podsystemów i wykonujących określone funkcje logistyczne i operacje logistyczne w celu zarządzania materiałami i powiązanymi przepływami finansowymi i informacyjnymi. System logistyczny tworzony jest na podstawie celów i założeń firmy, jej modelu biznesowego, strategii i taktyki na rynku, asortymentu produktów i wielu innych wskaźników.

Przetłumaczony na praktyczny język, system logistyczny każdej firmy, niezależnie od rodzaju działalności, czy to produkcji czy handlu, jest zbiorem powiązanych ze sobą jednostek strukturalnych zajmujących się zarządzaniem zapasami, zaopatrzeniem, transportem, magazynowaniem, pakowaniem, przeładunkiem, odprawą celną i dystrybucją towarów między przez konsumentów. Te jednostki strukturalne nazywane są ogniwami systemu logistycznego .

Zarządzanie systemem logistycznym w firmie jest realizowane przez kierownika wyższego szczebla, zwykle dyrektora ds. Logistyki.

Graficzną ilustrację budowy systemu logistycznego firmy pokazano na ryc. 1

Celem systemu logistycznego jest zapewnienie dostaw niezbędnych towarów i usług we właściwym czasie, we właściwym miejscu, o wymaganej jakości, w wymaganej ilości oraz do tych konsumentów, którzy potrzebują tych towarów przy minimalnych kosztach. W tym przypadku konsumenci mogą być własnymi oddziałami firmy, na przykład produkcją. W oparciu o określony cel można wymienić następujące kryteria oceny (wskaźniki) efektywności systemu logistycznego:

• wolumen usług logistycznych;
• poziom kosztów świadczenia usług logistycznych;
• wydajność systemu logistycznego;
• czas trwania cykli logistycznych;
• poziom kosztów nieprodukcyjnych, strat i kar;
• poziom kosztów związanych z nadmiarem zapasów;
• zwrot z inwestycji w system logistyczny (tj. zwrot z inwestycji w rozwój);
• jakość obsługi klienta i kilka innych kryteriów, które można znaleźć w literaturze dotyczącej teorii logistyki.

Często stosuje się złożone kryteria, na przykład ogólne koszty logistyczne firmy , obejmujące:

• koszt operacji logistycznych (koszty transakcji);
• szkody wynikające z ryzyka logistycznego;
• straty związane z nieprawidłowymi rozwiązaniami logistycznymi i niską jakością usług logistycznych;
• koszty administracji logistycznej i wsparcia IT.

Na podstawie powyższego możemy powiedzieć, że optymalizacja systemu logistycznego jest w rzeczywistości procedurą osiągnięcia optymalnych wartości sformułowanych kryteriów efektywności (na przykład całkowitych kosztów logistyki) poprzez zmianę parametrów swojej pracy przy zachowaniu określonego poziomu jakości obsługi klienta.

Ponieważ system logistyczny nie istnieje samodzielnie, ale jest częścią przedsiębiorstwa jako systemu wyższego poziomu, cele jego pracy, a zatem kryteria oceny wyników powinny być co najmniej spójne, a co najwyżej adekwatne do kryteriów oceny wyników przedsiębiorstwa jako całości.

Jakie motywy może kierować firma w celu optymalizacji systemu logistycznego?

Po pierwsze, głównym motywem jest pogorszenie wyników firmy, takie jak zysk, łączne koszty, sprzedaż, ilość i intensywność zamówień.

Po drugie, zmiana strategii lub ścieżek rozwoju biznesu ze względu na zmiany warunków rynkowych, linii produktów lub orientacji regionalnej.

Po trzecie, „dostrajanie” procesów biznesowych w celu przywrócenia porządku lub uzyskania przewagi konkurencyjnej z powodu zmian strukturalnych w firmie lub z jednego z powyższych powodów.

W każdym razie potrzeba jakichkolwiek zmian w pracy systemu logistycznego powinna wynikać z audytu działań operacyjnych działów logistyki firmy w oparciu o powyższe kryteria oceny wyników. Istnieje wiele technik audytu logistycznego, które umożliwiają identyfikację wąskich gardeł systemu logistycznego, powodów zwiększania kosztów i zmniejszania wydajności, zmniejszając ogólną skuteczność pracy w oparciu o ogólnie przyjęte i sprawdzone metody analityczne i eksperckie. Taki audyt może być przeprowadzony przez najwyższe kierownictwo firmy niezależnie lub z pomocą niezależnych ekspertów w dziedzinie praktycznej logistyki. Niestety format tego artykułu nie pozwala na szczegółowy opis treści tych technik i skupimy się tylko na niektórych z najczęściej używanych podejść.

Często dokonuje się oceny skuteczności systemu logistycznego poprzez weryfikację wskaźników wydajności z wcześniej ustalonymi standardami, na przykład:

1. Roczna redukcja zapasów o 5%.
2. Doręczanie konsumentom co najmniej 95% dostępności towarów.
3. Gotowy do wysyłki towaru nie później niż 20 dni od daty otrzymania zamówienia.
4. Koszt usługi logistycznej nie przekracza 3,5% sprzedaży.
5. Udział kosztów transportu nie przekracza 2,5% sprzedaży
6. Zmniejszenie udziału kosztów transportu o co najmniej 5% rocznie.
7. Straty z tytułu uszkodzenia towarów podczas przechowywania, załadunku i rozładunku oraz transportu nie więcej niż 2% sprzedaży, a niektóre inne.

Podane wartości ustalonych standardów są warunkowe i zależą od rodzaju działalności firmy, jej modelu biznesowego, strategii rynkowej i wielu innych czynników, ilustrują one tylko jedno z możliwych podejść do oceny skuteczności pracy i identyfikacji potrzeby optymalizacji.

Kierownictwo firmy ma więc motywy do optymalizacji systemu logistycznego i / lub audyt pierwotny ujawnił nieefektywność jego pracy. Jakie kroki należy podjąć, aby „dostroić i dostosować” tak złożony mechanizm? Spróbujmy sformułować ogólne zalecenia i opisać główne etapy takiej pracy, czasami nazywane audytem wtórnym lub wewnętrznym .

1. Analiza kosztów lub analiza kosztów.

Nie jest tajemnicą, że dział logistyki odpowiada za dużą część własnych kosztów firmy, co oznacza, że ​​system logistyczny w największym stopniu przyczynia się do tworzenia kosztów produkcji. Dlatego pierwszy do analizy:

• zgodność kosztu usług kontrahenta z poziomem cen na rynku podobnych usług;
• zgodność wynagrodzenia personelu działów logistyki z ich kwalifikacjami i poziomem wynagrodzenia pracowników w takich firmach;
• zgodność motywacji pracowników z ilością i jakością pracy;
• kary za słabe wyniki jednostek logistycznych;
• koszty magazynowania towarów i racjonalność wykorzystania powierzchni magazynowej;
• warunki płatności i warunki dostawy zakupionych produktów oraz ich zgodność z warunkami dostawy i warunkami płatności sprzedanych produktów. Jest to konieczne, aby wyeliminować tak zwane „luki” przepływów finansowych;
• koszty związane z utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem towarów podczas transportu, przechowywania i przeładunku;
• koszty związane ze zwrotem towarów z powodu złej jakości lub awarii;
• koszty związane z przywróceniem jakości towarów;
• koszty związane z nadmiarem lub nadwyżką (nieodebrane) zapasy.

2. Analiza czasu, podczas której są badane:

3. Analiza funkcjonalna zdolna do oceny:

• poprawność konstrukcji i zgodności procesów biznesowych firmy z jej celami, celami, strategią rynkową, rodzajem działalności i asortymentem;
• kwalifikacje personelu;
• relacje między działami firmy, jakość i integralność wymiany informacji;
• rodzaje i częstotliwość planowania;
• koordynacja jednostek logistycznych i kontrola zarządzania, księgowość i sprawozdawczość;
• parametry przepływów materiałowych, finansowych i informacyjnych, ich zgodność ze strukturą systemu logistycznego;
• „Konflikty interesów” lub, innymi słowy, sprzeczności interesów funkcjonalnych różnych działów firmy;
• jakość informacji i wsparcie informatyczne;
• racjonalność algorytmów podejmowania decyzji i stosowane metody planowania i prognozowania.

Wymienione rodzaje metod analizy i audytu nie wymagają absolutnej kompletności i poprawności. Pokazują jedynie możliwe podejścia do rozwiązania tak złożonego zadania, jak optymalizacja systemu logistycznego. Dla każdej firmy taka praca powinna być wykonywana indywidualnie, z uwzględnieniem wszystkich jej cech, miejsca na rynku, asortymentu, skali i orientacji przedsiębiorstwa oraz wielu innych czynników.

Dane uzyskane w wyniku analizy powinny stanowić podstawę do opracowania zaleceń dotyczących poprawy struktury i poprawy wydajności systemu logistycznego, co pozwoli firmie osiągnąć:

• cięcia zapasów;
• przyspieszenie obrotu kapitałowego;
• zmniejszyć koszty produkcji;
• zmniejszenie całkowitych kosztów logistycznych;
• lepsze zadowolenie klienta z jakości produktu i powiązanych usług;
• zwiększenie poziomu zdolności adaptacyjnych firmy do takich zmian warunków zewnętrznych, takich jak warunki rynkowe, kryzys gospodarczy.

Aby określić działania mające na celu optymalizację systemu logistycznego i zapewnić kontrolę nad ich wdrażaniem, formułowanie zaleceń i ustalanie celów optymalizacji, stosuje się powszechnie stosowaną zasadę SMART (rys. 2).

W praktyce różne powody nie pozwalają na osiągnięcie optymalnych parametrów systemu logistycznego firmy. Co uniemożliwia pełną analizę i prawidłowe „skonfigurowanie” systemu logistycznego? Istnieje kilka głównych obiektywnych i subiektywnych powodów:

• niezdolność istniejącego systemu księgowego i sprawozdawczości statystycznej firmy do prawidłowego rozróżnienia składników kosztów logistycznych;
• bliskość informacji finansowych i handlowych, w tym w ramach firmy, brak stabilnych i wiarygodnych przepływów informacji między oddziałami;
• obecność w łańcuchach logistycznych tak zwanych „powiązanych” pośredników logistycznych powiązanych z kierownictwem lub właścicielami firmy oraz „nietykalnych” pracowników, których zarządzanie i wpływ administracyjny są zredukowane do zera z powodu powyższych „powiązanych” przyczyn;
• niepoczytalność menedżerów lub właścicieli firmy do zmiany;
• opór personelu ze względu na jego niechęć do zmiany;
• brak metod obliczania szkód wynikających z ryzyka logistycznego i metod oceny jakości usług logistycznych.

Optymalizacja systemu logistycznego firmy jako jednego z głównych elementów kształtujących koszty produkcji pozwala, poprzez obniżenie kosztów i poprawę jakości obsługi klienta, znacząco zwiększyć stabilność firmy na rynku, szczególnie w kontekście wpływu na działalność kryzysowych zjawisk gospodarki światowej.

Podsumowując serię artykułów na temat logistyki teoretycznej i praktycznej, jesteśmy przekonani, że wykorzystanie materiałów opublikowanych przez magazyn World of Climate pomoże firmom produkcyjnym i handlowym w znacznej poprawie efektywności biznesowej, a usługa logistyczna APIC jest gotowa zapewnić wykwalifikowaną pomoc firmom klimatycznym w tej pracy.

A.P. Lomtev,

głowa APIC Logistics Service

[email protected]